R-Messeキャンセル連携機能！RSL出荷依頼前の注文は自動でキャンセルされます。自動メールでキャンセル完了をお知らせしましょう！

先日、別コラムでR-Messeの問い合わせで『キャンセル』を希望された場合
R-MesseとBOSSが自動連携できる機能をご紹介させていただきました！

機能のご紹介コラムはこちら

今回は、RSLへ出荷依頼前の注文についてはBOSS上で自動注文キャンセルされるので、
自動送信メールで購入者様にキャンセル完了をお知らせする方法をご紹介します！

※本コラムにてBOSSマニュアルへ遷移する場合には、パスワード入力が必要です。
マニュアルのパスワードの確認方法はこちら

まずはR-Messe×BOSSのキャンセル連携時の動きを確認してみましょう！

R-MesseからBOSSにキャンセル連携が行われるとき、
該当注文がBOSSのどの出荷ステータスにいるかで動きが異なります。

今回は出荷ステータス「在庫引当中」「在庫引当済」「出荷待ち」となっている、
RSLへの出荷依頼前の注文がキャンセル連携された時に自動メールを送ろうというお話です。

ちなみにですが、出荷ステータスが「出荷中」でRSLへ出荷依頼取下げが成功したとしても
出荷が取り下げられただけで自動で注文キャンセルにはならないので、
個別でキャンセルをするようにお願いします。　操作マニュアルはこちら

そもそもなぜ購入者様にキャンセル完了のメールを送る必要があるの？

R-Messeで購入者様からキャンセルしたいとお問い合わせがあり、
BOSSで注文キャンセルになっているのであれば、
特にメールを送る必要がないのではと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

R-Messeでキャンセルのお問い合わせがあって
BOSSで連携が成功したとき、R-Messeの自動返答は下記のようになっています。

メッセージの内容は出荷を停止しましたの内容のみで、
キャンセルされたかどうかはステータスによって異なるので
明記されていません。

今回案内している、出荷ステータス「在庫引当中」「在庫引当済」「出荷待ち」となっている、
RSLへの出荷依頼前の注文は自動でキャンセルされるので
この分だけでも自動送信メールでキャンセル完了をお知らせしちゃおうということです！！

キャンセル完了メールを自動送信するための設定を行いましょう！

まず、キャンセル時にメールを自動送信できるのは
『スタンダードプラン』『RMS自動化プラン』のみとなります。
プランごとの機能比較はこちら

また、以下の設定を行うとR-Messeとの連携時以外で
注文ステータス「キャンセル」になったときにもメールが自動送信されますので、
メール内容は『キャンセルが完了した』ということだけが伝わる内容にしてください！

設定方法

1.メールカテゴリ追加と自動送信条件を設定する

➀管理・設定＞②メール管理の「メールテンプレート一覧」＞③新規カテゴリー登録

④メールカテゴリー名に任意の名前を入力＞⑤状態「□有効にする」にチェック
⑥送信条件：注文/出荷ステータス「キャンセル(注文ステータス)」を選択＞⑦登録

2.メールテンプレートを作成する

➀管理・設定＞②メール管理の「メールテンプレート一覧」＞③新規テンプレート登録
※標準テンプレートをコピーして作成することも可能です

④メールテンプレート名に任意の名前を入力＞⑤状態「□有効にする」にチェック
⑥メールカテゴリーに1で作成したカテゴリーを選択＞⑦メール件名やメール本文を入力＞⑧登録

3.自動送信設定を行う

➀管理・設定＞②ショップ管理の「ショップ一覧」＞該当ショップのショップ名をクリック
※各ショップごとに設定が必要です

④メール設定＞⑤1で作成したカテゴリーの「□〇〇メールを送信する」にチェックして、
メールテンプレートを選択＞⑥更新

これで設定は完了です！
これ以降、注文ステータス「キャンセル」に入った注文は設定したメールが自動送信されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

R-MesseとBOSSの連携で
キャンセルが確定している注文には自動でメール送信することで
店舗がお休みの日でも購入者様へ早くお知らせができ、
余計なお問い合わせや受注処理作業を減らすことができます！

また、今回ご紹介したメールの自動送信機能は設定次第で、
・完了ステータスに動いてから5日後にフォローアップメールを自動送信する
・特定商品が購入されたときにサンクスメールの内容を変更して自動送信する
など柔軟に対応することができます！

ご利用いただけるプランは『スタンダードプラン』『RMS自動化プラン』となりますので、
やりたいメール自動送信がありましたらプラン変更をご検討ください！

メール自動送信やプランについてなど
ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
今後ともBOSSをよろしくお願いします！

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