受注の一括・自動更新でより業務を効率化するには？

BOSSは「自動化」に強いシステムです！
BOSSの機能を活用して、より効率的に受注処理を行ってみませんか？

BOSSの機能の一部である
・自動更新設定 ※スタンダードプラン・RMS自動化プランでのみ利用可能
・更新タスク

を利用することで、毎日手動で行っている受注処理業務を
自動処理orボタンひとつで一括処理することが可能になります！

目次

・自動化できる作業は受注自動更新で
・受注自動更新の設定
・自動更新したくないものは受注一括処理
・受注一括処理の設定
・まとめ

自動化できる作業は受注自動更新で

BOSSでは、受注業務の効率化のため
なるべく「自動処理」を取り入れた運用を推奨しています。

これまで、
・「備考」「オプション」などを担当者が目視で確認
・変更の必要ある受注情報を担当者がひとつずつ手動で変更

といった、目視・手動での運用を行っていた場合には、
BOSSの「自動更新」機能で作業を代替できる可能性があります。

ぜひこの機会に、「更新タスク＋自動更新設定」機能で
自社の運用を効率化できないか検討してみてください！

[ 運用例 ]
・特定の商品を○個以上購入した場合には、ノベルティを自動で追加したい
▶ 対象の受注に対し ノベルティの受注明細を自動追加

・ギフトラッピング希望の場合、倉庫へ自動でラッピングの指示を行いたい
▶ 対象の注文に対しラッピング指示に 必要な文言を「倉庫備考」に自動登録

「受注自動更新」機能で運用を自動化できれば、「作業時間の短縮」はもちろん、
「作業ミスの低減」などのメリットがあります。

自動化したい作業が、BOSSの「受注自動更新」機能に対応している場合は、ぜひご利用ください！

自動化をする場合、
【ある程度ルール化できること】【フォーマットが決まっていること】が重要です。

「うちは購入者にフリーテキストで記入してもらう項目があるから自動化は難しいな・・・」
といった店舗さんは、
今後の自動化を見据えて商品ページの作り方から変えるのもおすすめです！

自動化に適した商品ページの作成方法に関しては、こちらのコラムで詳しくお伝えしているので、
参考にしてみてください。

また、『BOSS＋』には
受注自動更新の運用例と設定方法が掲載されているコラムがいくつかありますので
こちらもよろしければお目通しください。

●受注自動更新の運用例と設定方法に関するコラム

カスタムタグとは？

更新タスクとカスタムタグを設定することで、
カスタムタグが付与された場合に
配送料や配送方法を自動で変更することができます！

○○個以上だったらメール便から宅配便に変更！ができるようになりました！

商品マスタ、更新タスク、自動更新設定を設定することで、
商品個数によって配送方法や送料を自動更新することができます！

現在RSLプランをご利用で、「受注自動更新」に興味をお持ちの方は、
「スタンダードプラン」または「RMS自動化プラン」へのプラン変更をご検討いただければと思います。

受注自動更新の設定

受注の自動更新を利用するには、以下の2つの設定が必要です。
大まかな流れとしては、

1.「更新タスク」で受注に行う処理を設定する
2.「自動更新設定」で、更新タスクと実行する条件を紐づける

といったイメージです。

設定方法について詳細は以下の各コラム、マニュアルをご確認ください。
まずはコラムでざっくりと流れを掴み、
その後マニュアルを見ながら設定を進めるのがおすすめです！
※マニュアルのパスワードの確認方法はこちら

STEP1　「更新タスク」で受注に行う処理を設定する

自動更新を行いたい内容を、BOSSに「更新タスク」として登録します。

コラム：BOSS自動更新機能を活用してみよう！！Part3.更新タスク
マニュアル：https://manual.boss-oms.jp/procedure/management_setting/tasklist/#update5

STEP2　「自動更新設定」で、更新タスクと実行する条件を紐づける

STEP1で登録した更新タスクと、更新タスクを実行する条件を紐づけ、自動更新の設定を行います。

コラム：BOSS自動更新機能を活用してみよう！！Part4.自動更新設定
マニュアル：https://manual.boss-oms.jp/procedure/management_setting/automatic_update/#auto1

自動更新のための設定を誤ると、
正しい処理が行われず、購入者様にご迷惑をおかけしてしまうリスクもあるため
いきなり「自動更新処理」の設定を動作させるのではなく
まずはSTEP1の設定を行った後、
「更新タスク」に登録した内容で正しく受注情報を更新できるかテストしてから
STEP2の「自動更新設定」を行うなど、動作確認を確実に行うことをおすすめいたします。

「利用してみたいが設定の仕方がわからない」等お困りの場合は、
ぜひBOSSサポート窓口までお問い合わせください！
※サポートのお問い合わせ先の確認方法はこちら

自動更新したくないものは受注一括処理

人が行っている確認・変更作業をすべて受注自動更新で自動化できるのがベストですが、
「担当者がチェックを行い、必要な処理を行う」という運用を
なくすことができないケースは多々あります。

その場合、ひとつひとつの受注を詳細画面で確認して処理をするのではなく、
受注一覧画面から対象の受注を選択し一括処理を行うことで、作業を効率化することが可能です。
BOSSの受注一括更新処理では、

・配送方法変更(例：メール便→宅配便に変更する)
・送料変更(例：送料を無料にする)
・倉庫備考に文言を追加(例：「梱包時にワレモノシールを貼ること」の文言を追記する)
・ギフト備考に文言を追加(例：「ギフトラッピング②希望」の文言を追記する)

などの処理が可能です。
※その他の一括更新処理に対応した項目はこちら

もし自社の運用で使えそうなものがあれば、
なるべく個別に更新するよりも一括更新を使って、業務を効率化していきましょう！

受注一括更新の設定

受注の自動更新を利用するには、以下の2ステップの設定が必要です。

1.「更新タスク」で受注に行う処理を設定する
2.「受注一覧」で対象の受注を選択し、「一括更新」にて処理を実行する

設定方法について詳しくは、各マニュアルをご確認ください。

STEP1　「更新タスク」の登録

一括更新を行いたい内容を、BOSSに「更新タスク」として登録します。

マニュアル：https://manual.boss-oms.jp/procedure/management_setting/tasklist/#update5

STEP2　「一括更新」の実行

対象の受注を「受注 > 受注管理 > 受注一覧」で選択し、「一括更新」を実行します。
マニュアル：https://manual.boss-oms.jp/procedure/received_order/order_list/#order8

利用したいが「設定の仕方がわからない」等お困りの場合は、
ぜひサポート窓口までお問い合わせください！
※サポートのお問い合わせ先の確認方法はこちら

まとめ

今回はBOSSの
・自動更新設定
・更新タスク
を利用して、受注の自動更新や一括更新を行う方法をご紹介しました。

「これらの機能を、自社の受注処理の運用に取り入れてみたい！」とお考えいただけたでしょうか？

受注業務の効率化に効果のある「自動更新」「一括更新」をぜひ導入していきましょう！

また、出荷した受注における自動処理の割合は、
BOSS管理画面トップページの「受注自動処理率」の『自動処理』として表示され、
一括処理の割合は『手動処理(一括)』として表示されます。活用の目安として参考にしてみてください。

またBOSSの画面の操作方法など具体的なお困りごとではなく、

・自社の運用にはどのプランが合っている？
・受注自動処理を取り入れるための運用を相談したい！

などの検討段階でのお悩みがある場合は、以下の相談窓口までぜひお気軽にお問い合わせください！
現状のご状況をヒアリングした上で、最適な運用をご提案いたします。

コラムサイト『BOSS＋』では、今後もBOSSをより便利に使いこなすための
ヒントをご紹介していきたいと思っています。
これからも「BOSS」をどうぞよろしくお願いします！

BOSSの運用やプランについてのお問い合わせ窓口