間違った入荷をしてしまったときの対処法は？

2023年2月24日

RSLから商品を出荷するためには、必ず『入荷作業』が必要です。
ですが、商品の検品し入荷数を確認してRSLへ発送するのも、BOSSで入荷予定を作成するのも、人の手で行う必要があるため、気をつけていてもどうしてもミスが発生してしまいます。
そんな時にどのような対処を行うべきか心得ておくことで、冷静に対処することができますよね。

まず初めに、本コラムで特にお伝えしたいことは2点になります。
①できるだけ間違えずに入荷作業を行っていただきたい
②修正依頼を行えるタイミングで間違いが検知できた場合は、すぐに対応していただきたいです！

誤った入荷をしてしまうと店舗様が予定していた日の入荷を行うことができず、販売機会損失に繋がります。誤った内容で入荷作業が実行されてしまった場合にRSLがどのような動きをするか理解し、ミスを起こさないオペレーションを目指していきましょう！

※2023年02月時点での情報です、今後変更の可能性がございます。

パターン① 入荷予定数より多くRSLに荷物を送ってしまい入荷された

入荷予定を3個で登録したけど実際にはRSLへ5個送ってしまった！というパターンです。
このとき、RSL側では5個で入荷してくれるわけではありません。
入荷予定リストと入荷された在庫数を照らし合わせて、入荷予定登録されていた3個は在庫を計上し、RSLサポートツールより『2個多く入っていました』というご連絡を店舗様へ行います。
※対応依頼に添付されるエクセル「入荷 QA 管理リスト」をご確認ください。

もしも入荷予定通り5個入庫したい場合は差分の2個分の入荷データを再度BOSSからご登録いただきます。

上記の対応で発生する金額は、
QA報告手数料：250円　※1
入荷予定手数料：125円/SKU　※2
・・・合計：375円となります。

もしも返送を行う場合は追加で、
・QA報告手数料：250円/QA報告回数　※1
・返送手数料：225円/個口
・返送用の配送料：実費/個口が発生します。※3

パターン② 入荷予定数より少ない在庫数でRSLに荷物を送ってしまい入荷された

入荷予定を5個で登録したけど実際にはRSLへ3個しか送っていなかった！というパターンです。
RSLでは、実入荷数のみ入荷を行うので3個の入荷が行われます。その後、OMSで入荷実績と予定数に差分がないが確認をいただき、数が異なっていた場合はRSLサポートツールの「未入荷QAレポート」をご確認ください。
また、料金の発生に関しては以下の2パターンに分かれます。

■入荷数量が0pcsだった場合
⇒入荷予定あり・入荷実績無しのため、対応手数料135円/SKUが発生

■入荷数量が1pcs以上少なかった場合
⇒料金発生無し
※大量の差分が発生した場合は、余剰工数分などの請求が発生することがございます

パターン③ 入荷予定より多い数の荷物を送ってしまい入荷された

例えば、『A商品・B商品』を入荷予定だったのに『A商品・B商品・C商品』を送ってしまった！というパターンです。この場合、そのままにしていてもC商品は入荷されません。
このときもRSLはパターン①と同様、入荷予定と異なっていた場合はRSLサポートツールより『入荷予定にないC商品が入っていました』という連絡を店舗様へ行います。
※対応依頼に添付されるエクセル「入荷 QA 管理リスト」をご確認ください。

C商品も入庫したい場合はC商品の入荷データを再度BOSSからご登録をいただきます。

上記の対応で発生する金額は、
QA報告手数料：250円/QA報告回数　※1
入荷予定手数料：125円/SKU　※2

もしも返送を行う場合は追加で、
・QA報告手数料：250円/QA報告回数　※1
・返送手数料：225円/個口
・返送用の配送料：実費/個口が発生します。※3

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※1　QA報告手数料とは、店舗様のミス等により発生した報告作業等にかかる手数料を指します。
大量のQAが発生し1日で報告完了できず数日に跨る場合は報告日ごとに報告手数料が発生します。
※2　対応手数料とは店舗様のミス等により発生した入庫作業等にかかる手数料を指します。
※3　商品返送の際の報告もQA手数料の対象となります。
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入荷ミスの発生を防ぐには？

上記をご覧いただくことで、意外と面倒な手間や余計な費用が発生するということがご理解いただけたかと思います。じゃあどうしたら入荷ミスを減らせるのか？というのが店舗様が一番知りたいところですね。

入荷作業は人間の手でしか行うことができない作業のため、どうしてもミスは発生してしまいます。
そのため大切なのは、『毎日のオペレーションでミスを検知し適切な対応を行う』ことです。
もし入荷登録や入荷数にミスがあっても、入荷予定日前日の13:59までに店舗様で然るべき対応をしていただくことができれば、手数料等の費用は発生致しません。

行っていただく作業は以下です。

(1)BOSSから入荷予定日前日のお昼頃までに入荷予定の内容を確認する
(2)間違いを発見したら、入荷予定をキャンセルする
(3)正しい入荷予定を登録する
このとき再登録する入荷予定日は、再登録する日から数えた入荷可能日をご登録ください
入荷に関するマニュアルはこちらよりご確認ください。
※マニュアルのパスワードの確認方法はこちら

この運用を行う上で重要なのは、必ず送った荷物の個数、SKUを把握しておくことです。
Wチェックを行うことで、余計な手間や出費を抑えることができ、RSLとしても本来の出荷や入庫作業に注力することができるため、ミスを減らすことでお互いが幸せになる！とお考えいただけると幸いでございます！ミスの発生を最大限に防ぎ、さらにRSLを上手に利用していきましょう！