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今回のコラムでは、ネットショップの3大業務の1つである「受注業務」について、簡単に解説できればと思います。
「ネットショップを出店する前に情報として知りたかった」「時間がなくサクッと概要が知りたかった」など、
思われていた方は是非、本記事をチェックしてみてください！
目次
受注業務とは、顧客から注文を受けてから、商品のピッキング・配送対応を行い、売上処理までの一連の過程をさします。
実店舗(リアル店舗)と業務の中身は類似点が多いため、イメージがつきやすいと思います。
その他にも、問い合わせ対応や返品・キャンセル対応なども受注業務となります。実店舗では、店員さんとのやり取りやお買い上げ商品を手渡しするなど、手段が異なる部分がある一方、ネットショップも違う部分があるのでこれから見ていきましょう。
ネットショップ運営では、具体的にどのような流れでどんな業務を行っているかご説明いたします。ネットショップの受注業務は、大きく3段階に分けることができます。
どんな商品が何個購入されたのか？在庫はあるのか？決済方法は何か？購入者からの要望や注意事項はあるか？など、注文情報の確認を行います。
また、決済方法によっては決済代行会社を活用して、オーソリ確認も行う必要があります。
確認事項が済んだ注文から、最後に購入者へ注文確定メールを送り購入者へ連絡を行います。
ここでの工程では、受注処理の中で1番複雑で細かな確認が必要となるため、特に注意するべき工程となります。購入者から注文されたからOKではなく、店舗様自身で最終確認を行い注文確定させる部分になるからです。
注文確定した情報を元に、実際に商品を配送できる状態にして、配達員さんへ商品をお渡しするまでの工程となります。
作業に必要なピッキングリスト、納品書、送り状伝票が必要となります。ここでの工程では、店舗が実際に出荷する場所の状況によって、”やり方”が様々あり、効率よく工夫されていることが多いです。
また、最近では主流になりつつある物流代行業者へ委託する運用ケースもあります。
購入者へ配送情報(送り状番号など)が記載されたメール送信から注文情報、売上処理の最後の締め作業を行う工程となります。
実店舗では直ぐに商品をお渡しできるが、ネットショップでは購入者へ届くまでにリードタイムが発生します。少しでも購入者が安心できるためにも、発送完了メールはとても重要になります。
また、処理が終了している注文とまだ処理が終わっていない注文が混在しないように注意しましょう！
ネットショップの業務の1つ、受注業務について簡単ではありますが説明させていただきました。実際のところ、スタッフの人数や取扱商品、作業拠点など様々な状況に応じた、多様な作業ケースがあります。これからネットショップの開店を検討されている方は、是非基本知識の1つとして参考にしてください。受注業務のベースを理解することで、目的である顧客満足を考えた、自分たちに”マッチした”受注業務フローを構築していきましょう。
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